С чего начинается электронный документооборот: Основные понятия Даже если 100% документов в офисе создаются в цифровом виде, более 80% из них все равно распечатываются (для утверждения, просмотра, прогона). Как такой подход может быть эффективным? Похоже, что автоматизация документооборота является наиболее разумным действием со стороны лиц, принимающих решения. Но потребность в бизнесе возникает не сразу. Только после получения ряда сигналов руководство приходит к выводу, что предприятию необходима специальная информационная система (ИС) для управления контентом на всех этапах его существования.

Что такое электронный документ, EDI, ECM

Современная система электронного документооборота- это сложный организм, включающий в себя множество определений. Мы постараемся дать наиболее четкие и краткие из них. Электронный документ - это набор информации (текст, изображение, звукозапись), хранящийся на компьютере (форматы .doc, .xlsx и т.д.). Этот документ сопровождается карточкой с атрибутами так же, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. Благодаря атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) можно быстро найти любой объект поиска. Рабочий процесс - последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Примером такой последовательности является получение счета, его регистрация, рассмотрение и реализация, а также бизнес-процесс - работа с обращениями граждан.

Электронный документооборот (ЭДО) - это способ организации работы с документами, при котором большинство из них используется в цифровой форме и хранится централизованно. Система электронного документооборота (СЭД) - это компьютерная программа (программное обеспечение), позволяющая организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передача актов и договоров, выдача заданий, отправка уведомлений и т.д.). ECM (Enterprise Content Management) - переводится как "управление содержимым предприятия". Это определение несколько шире, чем EDMS. Под ECM-системой понимается набор технологий, инструментов и методов для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем аудиториям в организации. Например, чтобы перейти в класс ECM, СЭД должна включать возможности сканирования документов, гарантировать хранение документов, поддерживать политики хранения и т.д.